Não apenas as empresas que operam no setor da gestão documental, ou arquivo, foram empurradas para a transformação digital. Todas as organizações foram empurradas para repensar com urgência na forma como organizam o seu trabalho. Se não acreditam tentem fazer este pequeno exercício e pensar como poderia ser uma situação destas nos anos 80 ou 90, unicamente com aparelhos de fax e telefone? Qual seria o efeito nas empresas e no PIB dos países? Com certeza muito maior do que as quedas previstas nas economias mais desenvolvidas que oscilam entre os 7% e os 14%.

É caso para dizer, abençoada tecnologia, que tantas vezes criticamos (até com alguma razão), mas que agora se revelou, mais do que interessante ou algo giro, nas melhores ferramentas que alguma vez já tivemos para o trabalho colaborativo, distanciamento social e meio de informação atualizado.

Portanto, se existiam empresas que resistiam a estas tecnologias, perceberam em 15 dias que não há outro caminho que não seja adotar as mesmas nas diversas etapas da cadeia produtiva. Outro lado positivo é que estas tecnologias estão acessíveis, geralmente assentam em soluções cloud, out-of-the-box, sem investimento, apenas pagando por uso e, muito mais importante, fiáveis e robustas como nunca foram.

A Região Autónoma dos Açores já está habituada a lidar de uma forma mais proativa e colaborativa com as ferramentas digitais. Nessa perspetiva, o impacto terá sido menor do que no continente em termos das mudanças verificadas.

Diria mesmo, neste particular os Açores deram dez a zero ao continente. Iniciativas como http://terceiratechisland.com/ e claro https://nonagon.pt/ representam apenas dois exemplos de como a região desde sempre abordou o tema das novas tecnologias colaborativas, desenvolvimento e capacitação dos seus jovens.
Estas duas iniciativas na região são duas boas vacinas para ajudar as organizações da região contra a pandemia.

Não tenhamos dúvidas, o impacto do surto do Covid-19 exige uma mudança no paradigma empresarial, que ultrapassa o momento atual. Talvez esta pandemia tenha trazido a oportunidade que faltava a muitas organizações para se reposicionarem e/ou acelerarem a sua transformação digital, revendo os seus processos por forma a torná-los mais ágeis.

A tecnologia tem sido o antivírus ou vacina encontrada para manter a economia viva. O digital assumiu-se como sendo o “braço direito” das organizações para que possam dar continuidade ao seu negócio.

Muitas organizações tiveram de implementar soluções ‘à bruta’, e outras soluções ‘brutais’. São resultados completamente diferentes, a começar pela definição das duas palavras em questão.
Uma solução ‘à bruta’ é tosca, remediada e pouco eficiente, é como um penso rápido numa feriada que precisa de ser desinfetada e devidamente tratada. Uma solução ‘brutal’ é uma solução eficiente, eficaz, que, pela rapidez de implementação, custos e resultados, posiciona a organização como mais apta para se adaptar ao paradigma que se está a constituir.

A nova realidade, ou arrisco-me a escrever, paradigma, demonstra-nos que o teletrabalho, a digitalização e automação de processos e a robotização da produção estão a manter as organizações ativas e produtivas como até então nunca se tinha verificado.

A transformação digital é, agora, imperativa. É a altura ideal para se sair da zona de conforto e abrir novos horizontes. As organizações têm de saber gerir os processos de mudança cultural para que consigam implementar as suas estratégias.

O crescimento exponencial e repentino do teletrabalho implicou uma mudança na dinâmica empresarial, uma vez que as organizações tiveram de inventar condições/ferramentas para que os seus colaboradores possam desempenhar, senão a totalidade, pelo menos a maioria das suas funções. Uma dessas ferramentas prende-se com o acesso à documentação. O papel deixou de estar acessível a qualquer hora, a qualquer momento, ao invés do digital que passou a estar disponível apenas à distância de um simples clique. A digitalização da documentação mostrou-se vital para assegurar o “normal” funcionamento empresarial, porque só desta forma é possível aceder, de forma segura, a toda a documentação necessária para o exercício das suas funções. Mais para mais, há a grande vantagem de um documento poder ser acedido por vários colaboradores ao mesmo tempo e em qualquer horário ou lugar.

Muito se tem falado de que há um antes e um depois do coronavírus e não tenho quaisquer dúvidas que a entrada definitiva das PME na sociedade 5.0 irá ser fruto desta pandemia, marcada pela transformação digital e pelo uso das tecnologias. A tecnologia já estava disponível, mas muitas organizações ainda não tinham mudado o mindset para esta alteração comportamental.

Perante esta pandemia, temos de retirar o seu lado positivo e não nos esquecermos o que estamos a aprender com estas novas rotinas e, sobretudo, que o uso equilibrado da tecnologia nos traz imensas vantagens e soluções.

Em conclusão, investir nas pessoas, sempre. Investir em tecnologia é fundamental para a sustentabilidade de médio prazo que todos procuram.Como diz o povo, parar é morrer, portanto, é altura de correr, mas, como sempre, na direção certa.

Artigo de Paulo Veiga

Economista, pós-graduado em ciências documentais. Fundador e CEO da EAD – Empresa de Arquivo de Documentação. 

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